Nordic Finance Business Partner AB (”Nordic Finance”, ”vi”, ”oss”) erbjuder finansierings-tjänster till företag där vi hjälper våra kunder hela vägen från idé till finansierat objekt. Nordic Finance är en helt fristående aktör i förhållande till de Funding Partners som Nord ic Finance väljer att samarbeta med.

Inom Nordic Finances verksamhet behandlas diverse personuppgifter. Med personuppgifter avses uppgifter som kan hänföras till dig som fysisk person såsom t.ex. namn, adress och telefonnummer.

För Nordic Finance är den personliga integriteten viktig. Personer som anförtror oss sina personuppgifter ska känna sig trygga med hur personuppgifter hanteras och skyddas.

Denna personuppgiftspolicy (”Policyn”) innehåller regler och riktlinjer för den behandling av personuppgifter som görs av Nordic Finance inom ramen för Nordic Finances tjänster i egenskap av personuppgiftsansvarig samt personuppgiftsbiträde.

Vi ber dig att noggrant läsa igenom personuppgiftspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

2. Vad, varför och hur länge behandlar vi?

Allmänt
I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det i syfte att uppfylla lagstadgade, avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med exempelvis en kund eller leverantör. I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra vara förpliktelser i ett avtal med den registrerade.

Kunder och potentiella kunder

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

För att kunna ingå och hantera avtal med våra kunder behandlar Nordic Finance personuppgifter tillhörande personer som är företrädare, ägare eller borgenärer för våra kunder. Grunden för denna behandling är samtycke samt avtal.

Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att Nordic Finance har en rättslig skyldighet till det, exempelvis till följd av bokföringslagens regler eller regler om penningtvätt.
Nordic Finance kan även komma att behandla personuppgifter avseende företrädare för potentiella kunder. Grunden för denna behandling är intresseavvägning.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Vi behandlar personuppgifter avseende företrädare, ägare och borgenärer för bolag som vi har kundavtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, personnummer.

Vi kan även behandla personuppgifter avseende företräde på bolag som är potentiella kunder. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, adress och e-post.

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen för avtalet relevanta personer på Nordic Finance inom säljavdelningen, ekonomiavdelningen, marknadsavdelningen, chefer och avtalsadministratörer samt även Funding Partners till Nordic Finance.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Nordic Finance behandlar personuppgifter för att kunna erbjuda våra tjänster och ingå avtal med kunder. För att kunna ingå avtal samt administrera avtalsförhållandet, behandlar Nordic Finance enbart personuppgifter som är relevanta för kundförhållandet och som krävs för fullgörandet av avtalet och för att kunna erbjuda god service. Personuppgifter så som företrädares namn, e-post och telefonnummer behandlas för att kunna föra dialog med kunden och i stort kunna administrera kundavtalet. Personuppgifter så som personnummer behandlas enbart om så behovs för att administrera fakturering, kreditvärdering eller dylikt.

Behandling sker också för att efterleva de regelverk som gäller för bolag generellt såsom bokföringsregler, samt regler som är specifika för finansiell verksamhet t.ex. regler om penningtvätt.

Nordic Finance kan även behandla personuppgifter som underlag för marknads- och kundanalyser samt affärsuppföljning.

Företrädares personuppgifter kan även behandlas för ändamålet att skicka
intressanta erbjudanden och reklam till Nordic Finances kunder. Företrädaren har dock rätt att när som helst invanda mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring. Se vidare 4.3 nedan.

För de fall Nordic Finance behandlar personuppgifter avseende företrädare för potentiella kunder, görs detta i syfte att ta kontakt med kunden för att kunna ge kunden intressanta erbjudanden och information via telefon, e-post eller för att administrera inbokade möten. Företrädaren har alltid rätt att invanda mot behandling för direktmarknadsföring. Se vidare 4.3 nedan.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Nordic Finance lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Nordic Finance genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att kundrelationen upphört.

Nordic Finance kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att kundrelationen upphört, bland annat för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Nordic Finance eller för att marknadsföra tjänster och skicka erbjudanden som Nordic Finance tror kan vara av intresse för våra f.d. kunder. Undantagsvis sparas därför personuppgifter viss tid efter grundförhållandets upphörande eller tills att personen invänt mot direktmarknadsföring.

Personuppgifter avseende företrädare för potentiella kunder tas bort när dialogen med kunden upphört, under förutsättning att ingen kundrelation inletts, eller direkt om personen invänder mot direktmarknadsföring eller meddelar att denne har avslutat sin anställning hos den potentiella kunden.

Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om sådan skyldighet föreligger kan personuppgifterna sparas i upp till 10 år.

Leverantörer

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?
För att kunna ingå och hantera avtal med leverantörer behandlar Nordic Finance personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för leverantörerna. Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att Nordic Finance har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Vi behandlar personuppgifter avseende företrädare på leverantörsbolag som vi har eller avser att ingå avtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress och yrkestitel.

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen Nordic Finance säljavdelning, ekonomiavdelningen och IT-avdelningen.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Nordic Finance behandlar personuppgifterna för att generellt kunna administrera kundavtal, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till leverantören.

Hur länge lagras personuppgifterna?
Nordic Finance lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Nordic Finance genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att leverantörsrelationen upphört.

Nordic Finance kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att leverantörsrelationen upphört, bland annat för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Nordic Finance. Undantagsvis sparas därför personuppgifter i 2 år från det att leverantörsrelationen upphörande.

Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om sådan skyldighet föreligger kan personuppgifterna sparas i upp till 10 år.

Funding Partners

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

För att hitta rätt finansieringslösning åt våra kunder och för att kunna ingå avtal med slutkund behandlar Nordic Finance personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för våra Funding Partners. Grunden för denna behandling är avtal (samarbetsavtal). Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att Nordic Finance har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Vi behandlar personuppgifter avseende företrädare för Funding Partners som vi har eller avser att ingå samarbetsavtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress och yrkestitel.

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen Nordic Finances säljavdelning, chefer och avtalsadministratörer, ekonomiavdelningen och IT-avdelningen.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Nordic Finance behandlar personuppgifterna för att kunna administrera slutkundavtal, uppfylla samarbetsavtalet, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till Funding Partners.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Nordic Finance lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Nordic Finance genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att samarbetsavtalet upphört.
Nordic Finance kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att samarbetsavtalet upphört, bland annat för att administrera eventuella garantier och reklamationsfrister, hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Nordic Finance. Undantagsvis sparas därför personuppgifter i 2 år från det att samarbetsavtalet upphörande.

Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om sådan skyldighet föreligger kan personuppgifterna sparas i upp till 10 år.

3. Hur behandlar vi personuppgifter?

Allmänt

När Nordic Finance samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter ska detta i varje fall ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den mån Nordic Finance bedömer det nödvändigt. Nordic Finance ska genomgående behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är Nordic Finance mycket noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.

Nordic Finance kan behandla personuppgifter antingen genom att själv samla in och behandla uppgifterna självständigt och för egen räkning eller på uppdrag av våra Funding Partners. Nordic Finance kan därmed agera dels som personuppgiftsansvarig men även i vissa fall som personuppgiftsbiträde.

I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det, som nämnts ovan, i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med kunden. I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade. Om den registrerade känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan denne kontakta Nordic Finance (se nedan under Kontaktuppgifter), så kan vi ge den registrerade ytterligare information.

Användning av e-post

För att underlätta kommunikation och kunna kommunicera effektivt med kunder, potentiella kunder, leverantörer och Funding Partners till Nordic Finance använder vi e-post. Behandling av personuppgifter i e-post sker med stöd av avtal eller intresseavvägning.

Våra e-postkonton rensas regelbundet i enlighet med våra riktlinjer för e-posthantering. Personuppgifter som förekommer i e-post kan komma att överföras till andra register och system inom Nordic Finance.

Nordic Finance delar uppgifter med extern part

Nordic Finance kan, från tid till annan, behöva överlämna information till relevant tredje man (inklusive, men inte begränsat till, situationer där vi har en rättslig skyldighet att göra så) t.ex. till leverantörer av våra IT-system. För att i varje sådant fall säkerställa att personuppgifterna behandlas på ett tryggt och säkert sätt har Nordic Finance upprättat biträdesavtal avtal med varje extern part som behandlar personuppgifter för Nordic Finances räkning.

Nordic Finance kan även komma att lämna ut personuppgifter om företrädare för kund, ägare och borgenärer till Funding Partners för att kunna hitta en lämplig finansieringslösning åt kunden. Nordic Finance inhämtar alltid samtycke från den registrerade innan sådan överlämning sker.

Nordic Finance som personuppgiftsbiträde

Nordic Finance är alltid personuppgiftsansvarig inom den egna verksamheten. Vissa Funding Partners gör bedömningen att Nordic Finance är personuppgiftsbiträde för vissa av de personuppgiftsbehandlingar som görs i syfte att kunna ingå avtal med kund, medan andra menar att både Funding Partner och Nordic Finance är var för sig personuppgiftsansvariga.

I varje fall där Nordic Finance är personuppgiftsbiträde ska Nordic Finance ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsansvarig. Det är personuppgiftsansvarig som bestämmer exempelvis ändamål och lagringstider för personuppgifterna. När Nordic Finance är personuppgiftsbiträde behandlas därför personuppgifterna alltid i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet och i enlighet med personuppgiftsansvarigs instruktioner.

4. Vad har den registrerade för rättigheter?

Rätt till tillgång

Den registrerade har rätt att vända sig till Nordic Finance i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som Nordic Finance behandlar och även informeras om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna (s.k. begäran om registerutdrag).

Nordic Finance ska i egenskap av personuppgiftsansvarig förse den registrerade med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan Nordic Finance komma att ta ut en administrationsavgift.

Rätt till rättelse, radering eller begränsning

Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar, begränsade eller raderade. Om registrerad anser att Nordic Finance behandlar personuppgifter om denne som är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa rättade eller kompletterade.
Den registrerade har även rätt att få sina uppgifter raderade bland annat i fall att de inte längre är nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats.

Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade i behandling har Nordic Finance i egenskap av personuppgiftsansvarig som rutin att med rimlig ansträngning underrätta varje mottagare av personuppgifterna om den registrerades begäran.

Rätt att invända

Den registrerade har rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av en intresseavvägning enligt artikel 6.1 (f) Dataskyddsförordningen.
Den registrerade har även rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har rätt till att få ut de personuppgifter som denne tillhandahållit den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att det är tekniskt möjligt och den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

Rätt att återkalla samtycke

Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har denne rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen innan samtycket återkallades.

5. Kontaktuppgifter

Vid frågor om Policyn eller vid andra önskemål avseende personuppgifter, vänligen kontakta Nordic Finances på dataskydd@nordicfinance.com .

6. Ändring av policyn

Nordic Finance förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera Policyn. Vid materiella ändringar i Policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i Policyn, kommer Nordic Finance informera om detta på lämpligt sätt.