Henkilötietojen käsittely

 

Nordic Finance Business Partner AB (”Nordic Finance”, ”me”) tarjoaa yrityksille ja organisaatioille rahoituspalveluja, joilla autamme asiakkaita aina ideointivaiheesta kohteen rahoittamiseen asti. Nordic Finance on täysin riippumaton toimija. Toimintamme ei ole koskaan riippuvaista rahoitukseen liittyvistä yhteistyökumppaneista (”rahoituskumppanit”), joiden kanssa päätämme tehdä yhteistyötä Nordic Finance voi tarjota yrityksille ja organisaatioille rahoituspalveluja myös ilman rahoituskumppanien osallistumista.

Nordic Finance käsittelee toimintansa yhteydessä erilaisia henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, jotka voidaan yhdistää luonnolliseen henkilöön, henkilöön, esimerkiksi nimeä, henkilötunnusta, osoitetta ja puhelinnumeroa.

Nordic Finance kunnioittaa aina yksityisyyden suojaa. Henkilöt, jotka luovuttavat meille henkilötietojaan, voivat luottaa siihen, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja henkilötiedot pidetään suojassa.

Tässä tietosuojakäytännössä (”käytäntö) esitetään säännöt ja ohjeet, joiden mukaisesti Nordic Finance käsittelee henkilötietoja tarjoamiensa palvelujen yhteydessä niin rekisterinpitäjänä kuin henkilötietojen käsittelijänä.

Kehotamme kaikkia potentiaalisia asiakkaita, toimittajia ja rahoituskumppaneita tutustumaan tähän käytäntöön huolellisesti ennen henkilötietojensa luovuttamista.

1. Käsiteltävät tiedot, tietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn kesto

Yleistä
Useimmiten keräämme henkilötietoja, jotta voimme täyttää lakisääteiset sopimusvelvoitteemme tai täyttää muita velvollisuuksia, jotka ovat tarpeen voidaksemme tehdä sopimuksen esimerkiksi asiakkaan tai toimittajan kanssa. Jos rekisteröity ei anna meille pyytämiämme tietoja, emme välttämättä voi tehdä rekisteröidyn kanssa sopimusta tai täyttää sopimusvelvoitteitamme rekisteröityä kohtaan.

Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

Käsittelyn oikeusperuste

Jotta Nordic Finance voi tehdä sopimuksia asiakkaidensa kanssa ja hallinnoida tehtyjä sopimuksia, Nordic Finance käsittelee asiakkaidensa asiaankuuluvien henkilöiden henkilötietoja. Näitä henkilöitä ovat edustajat, omistajat tai velkojat. Käsittelyn perusteena on suostumus sekä sopimuksen täytäntöönpano.

Nordic Financella voi myös olla lakisääteinen velvoite käsitellä tiettyjä henkilötietoja esimerkiksi kirjanpitolain ja rahanpesun torjunnasta annettujen määräysten perusteella. Nordic Finance voi käsitellä myös potentiaalisten asiakkaiden edustajien henkilötietoja. Käsittelyn perusteena on oikeutettujen etujen toteuttaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietojen vastaanottajat

Käsittelemme niiden yritysten edustajien, omistajien ja velkojien henkilötietoja, joiden kanssa olemme tehneet asiakassopimuksen. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus.

Voimme käsitellä myös potentiaalisten asiakasyritysten edustajien henkilötietoja. Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite.

Tietoja vastaanottavat pääasiassa henkilöt, jotka liittyvät sopimusten täytäntöönpanoon, kuten Nordic Financen myyntiosasto, talousosasto ja markkinointiosasto, johtoporras ja sopimusten hallinnoijat, mutta myös Nordic Financen rahoituskumppanit.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Nordic Finance käsittelee henkilötietoja, jotta voimme tarjota palvelujamme ja tehdä sopimuksia asiakkaiden kanssa. Jotta Nordic Finance voisi tehdä sopimuksia ja hallinnoida sopimussuhteitaan, Nordic Finance käsittelee ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia asiakassuhteen hoitamista ja sopimuksen täytäntöönpanoa sekä laadukkaan palvelun tarjoamista varten. Edustajan nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron kaltaisia henkilötietoja käsitellään, jotta voimme pitää yhteyttä asiakkaaseen ja ylipäänsä hallinnoida asiakassuhdetta. Henkilötunnuksen kaltaisia henkilötietoja käsitellään vain, jos se on tarpeen laskutuksen, luottokelpoisuuden arvioinnin tai vastaavan takia.

Käsittelyn tarkoituksena on myös noudattaa yrityksiin yleisesti sovellettavia määräyksiä, kuten kirjanpitomääräyksiä, sekä erityisesti rahoitustoimintaan liittyviä sääntöjä, kuten rahanpesun torjuntaan liittyviä sääntöjä.

Nordic Finance voi käsitellä henkilötietoja myös markkinointi- ja asiakasanalyyseja sekä liiketoimien seurantaa varten.

Edustajien henkilötietoja voidaan käsitellä myös, jotta Nordic Financen asiakkaille voidaan lähettää kiinnostavia tarjouksia ja mainoksia. Edustajilla on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisätietoja on jäljempänä kohdassa ”Oikeus vastustaa käsittelyä”.

Jos Nordic Finance käsittelee potentiaalisten asiakkaiden edustajien henkilötietoja, käsittelyn tarkoituksena on ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja tarjota asiakkaalle kiinnostavia tarjouksia ja tietoja puhelimitse tai sähköpostitse sekä hallinnoida sovittuja tapaamisia. Edustajalla on milloin tahansa oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisätietoja on jäljempänä kohdassa ”Oikeus vastustaa käsittelyä”.

Henkilötietojen säilytysaika

Nordic Finance säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksia varten. Tämän takia Nordic Finance käy tallennetut henkilötiedot säännöllisesti läpi ja poistaa ne tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia sillä perusteella, että asiakassuhde on päättynyt.

Nordic Finance voi kuitenkin säilyttää henkilötietoja vielä asiakassuhteen päättymisen jälkeen, jos se on tarpeen, jotta Nordic Finance voi täyttää mahdolliset tulevat lakisääteiset velvoitteensa tai markkinoida palveluja tai lähettää tarjouksia, jotka Nordic Financen näkemyksen mukaan saattaisivat kiinnostaa aiempia asiakkaitamme. Tätä varten henkilötietoja säilytetään poikkeuksellisesti tietty aika käsittelyn perusteen päättymisen jälkeen tai siihen asti, että henkilö itse kieltää suoramarkkinoinnin.

Potentiaalisten asiakkaiden edustajien henkilötiedot poistetaan, jos vuoropuhelu asiakkaan kanssa ei johda asiakassuhteeseen. Tiedot poistetaan välittömästi myös silloin, kun henkilö itse kieltää suoramarkkinoinnin tai ilmoittaa, ettei hän enää ole potentiaalinen asiakas.

On myös mahdollista, että henkilötietoja täytyy säilyttää tiettyjen yleisten lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten. Nämä velvoitteet liittyvät esimerkiksi kirjanpitoon. Tällaisten velvoitteiden tapauksessa henkilötietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuoden ajan.

Toimittajat

Käsittelyn oikeusperuste

Jotta Nordic Finance voi tehdä sopimuksia toimittajien kanssa ja hallinnoida tehtyjä sopimuksia, Nordic Finance käsittelee toimittajien edustajien henkilötietoja. Nordic Financella voi myös olla lakisääteinen velvoite käsitellä tiettyjä henkilötietoja. Näitä henkilötietoja ovat esimerkiksi laskutukseen liittyvät henkilötiedot, joita käsitellään kirjanpitovelvollisuuden takia.

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietojen vastaanottajat

Käsittelemme niiden toimittajayritysten edustajien henkilötietoja, joiden kanssa olemme tehneet sopimuksen tai suunnittelemme tekevämme sopimuksen. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja työtehtävä. Tietoja vastaanottavat pääasiassa Nordic Financen myyntiosasto, talousosasto ja IT-osasto.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Nordic Finance käsittelee henkilötietoja, jotta se voi yleisesti hallinnoida asiakassopimusta ja laskutusta sekä esittää tiedusteluja toimittajalle.

Henkilötietojen säilytysaika

Nordic Finance säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksia varten. Tämän takia Nordic Finance käy tallennetut henkilötiedot säännöllisesti läpi ja poistaa ne tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia sillä perusteella, että toimittajasuhde on päättynyt.

Nordic Finance voi kuitenkin säilyttää henkilötietoja vielä toimittajasuhteen päättymisen jälkeen, jos se on tarpeen, jotta Nordic Finance voi muun muassa täyttää mahdolliset tulevat lakisääteiset velvoitteensa. Tämän takia henkilötietoja säilytetään poikkeuksellisesti kahden vuoden ajan siitä, kun toimittajasuhde päättyy.

On myös mahdollista, että henkilötietoja täytyy säilyttää tiettyjen yleisten lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten. Nämä velvoitteet liittyvät esimerkiksi kirjanpitoon. Tällaisten velvoitteiden tapauksessa henkilötietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuoden ajan.

Rahoituskumppanit

Käsittelyn oikeusperuste

Jotta Nordic Finance voi määrittää asiakkailleen sopivia rahoitusratkaisuja ja tehdä sopimuksen loppuasiakkaan kanssa, Nordic Finance käsittelee rahoituskumppaniemme edustajien henkilötietoja. Käsittelyn perusteena on sopimuksen (yhteistyösopimuksen) täytäntöönpano. Nordic Financella voi myös olla lakisääteinen velvoite käsitellä tiettyjä henkilötietoja. Näitä henkilötietoja ovat esimerkiksi laskutukseen liittyvät henkilötiedot, joita käsitellään kirjanpitovelvollisuuden takia.

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietojen vastaanottajat

Käsittelemme niiden rahoituskumppanien edustajien henkilötietoja, joiden kanssa olemme tehneet yhteistyösopimuksen tai suunnittelemme tekevämme yhteistyösopimuksen. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja työtehtävä. Tietoja vastaanottavat pääasiassa Nordic Financen myyntiosasto, johtoporras ja sopimusten hallinnoijat, talousosasto ja IT-osasto.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Nordic Finance käsittelee henkilötietoja, jotta se voi hallinnoida loppuasiakassopimusta, panna täytäntöön yhteistyösopimuksen, hoitaa laskutusta sekä esittää tiedusteluja rahoituskumppaneille.

Henkilötietojen säilytysaika

Nordic Finance säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksia varten. Tämän takia Nordic Finance käy tallennetut henkilötiedot säännöllisesti läpi ja poistaa ne tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia sillä perusteella, että yhteistyösopimus on päättynyt

Nordic Finance voi kuitenkin säilyttää henkilötietoja vielä yhteistyösopimuksen päättymisen jälkeen, jos se on tarpeen, jotta Nordic Finance voi muun muassa hallinnoida mahdollisia takuita ja reklamaatioita sekä täyttää mahdolliset tulevat lakisääteiset velvoitteensa. Tämän takia henkilötietoja säilytetään poikkeuksellisesti kahden vuoden ajan siitä, kun yhteistyösopimus päättyy.

On myös mahdollista, että henkilötietoja täytyy säilyttää tiettyjen yleisten lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten. Nämä velvoitteet liittyvät esimerkiksi kirjanpitoon. Tällaisten velvoitteiden tapauksessa henkilötietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuoden ajan.

2. Henkilötietojen käsittelytapa

Yleistä

Nordic Finance kerää, käsittelee ja säilyttää henkilötietoja aina laillisella, asianmukaisella, avoimella ja tarkoituksenmukaisella tavalla ja ainoastaan siinä laajuudessa kuin Nordic Finance katsoo tarpeelliseksi. Nordic Finance käsittelee henkilötietoja aina tavalla, joka kunnioittaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa. Nordic Finance varmistaa aina huolellisesti, että käsiteltävät henkilötiedot suojataan asianmukaisin toimenpitein.

Nordic Finance voi kerätä ja käsitellä henkilötietoja itse. Nordic Finance voi myös pyytää käsittelyä omaan lukuunsa tai käsitellä tietoja rahoituskumppaniensa pyynnöstä. Nordic Finance voi kerätä ja käsitellä henkilötietoja itse. Nordic Finance voi myös pyytää käsittelyä omaan lukuunsa tai käsitellä tietoja rahoituskumppaniensa pyynnöstä.

Kuten edellä todetaan, useimmiten keräämme henkilötietoja, jotta voimme täyttää lakisääteiset velvoitteemme tai sopimusvelvoitteemme tai täyttää muita velvollisuuksia, jotka ovat tarpeen, jotta voimme tehdä sopimuksen asiakkaan kanssa. Jos rekisteröity ei anna meille pyytämiämme tietoja, emme välttämättä voi tehdä rekisteröidyn kanssa sopimusta tai täyttää sopimusvelvoitteitamme rekisteröityä kohtaan. Jos rekisteröity epäröi tiettyjen henkilötietojen antamista tai ei haluaisi antaa tiettyjä henkilötietoja, rekisteröity saa meiltä lisätietoa ottamalla yhteyttä Nordic Financen tietosuojavastaavaan (katso kohta ”Tietosuojavastaava” alla).

Sähköpostin käyttö

Käytämme sähköpostia, sillä se helpottaa yhteydenpitoa ja auttaa pitämään tehokkaasti yhteyttä Nordic Financen asiakkaisiin, potentiaalisiin asiakkaisiin, toimittajiin ja rahoituskumppaneihin. Sähköpostien sisältämien henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai oikeutettuihin etuihin.

Tyhjennämme sähköposteja tililtämme säännöllisesti sähköpostien hallintaa koskevien ohjeiden mukaisesti. Sähköpostitse saapuvia henkilötietoja voidaan siirtää muihin Nordic Financen rekistereihin ja järjestelmiin.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Nordic Financen täytyy toisinaan luovuttaa tietoja asianomaisille kolmansille osapuolille (muun muassa mutta ei yksinomaan silloin, kun sitä vaaditaan lainsäädännössä). Tällaisia kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi tietoteknisten järjestelmiemme toimittajat. Jotta voimme varmistaa, että henkilötietoja käsitellään aina turvallisesti, olemme tehneet käsittelyä koskevan sopimuksen kaikkien niiden kolmansien osapuolten kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja Nordic Financen lukuun.

Nordic Finance voi luovuttaa henkilötietoja myös Euroopan unioniin ja Euroopan talousalueelle sijoittautuneille yhteistyökumppaneille, jos se on tarpeen sopimuksen toteuttamista varten. Tietoja voidaan luovuttaa ennen sopimuksen voimaantuloa ja sopimuksen voimassaoloaikana. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (niin sanottuihin kolmansiin maihin) tai kansainvälisille järjestöille. Tässä tapauksessa tietoja luovutetaan aina yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain, jos jokin seuraavista ehdoista täyttyy: (i) Euroopan komissio on päättänyt, että kyseinen maa varmistaa riittävän tietosuojan tason; (ii) (ii) olemme toteuttaneet muita asianmukaisia suojatoimia (esim. vakiosopimuslausekkeet tai yritystä koskevat sitovat säännöt); (iii) (iii) valvontaviranomaiselta on saatu erityinen hyväksyntä; tai (iv) luovuttaminen kyseisessä erityistapauksessa sallitaan tietosuojalainsäädännössä.

Nordic Finance henkilötietojen käsittelijänä

Nordic Finance on oman toimintansa yhteydessä aina rekisterinpitäjä. Tietyt rahoituskumppanit katsovat, että Nordic Finance on henkilötietojen käsittelijä, kun henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tehdä asiakkaan kanssa sopimus, johon rahoituskumppanit osallistuvat. Toiset rahoituskumppanit puolestaan katsovat, että niin yksittäinen rahoituskumppani kuin Nordic Finance ovat kumpikin rekisterinpitäjiä.

Jos Nordic Finance on henkilötietojen käsittelijä, Nordic Finance tekee henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen rekisterinpitäjän kanssa. Rekisterinpitäjä määrittää esimerkiksi käsittelyn tarkoitukset ja henkilötietojen säilytysajan. Jos Nordic Finance on henkilötietojen käsittelijä, henkilötietoja käsitellään aina henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

3. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteyttä rekisterinpitäjänä toimivaan Nordic Financeen ja pyytää pääsyä henkilötietoihin, joita Nordic Finance käsittelee, sekä saada tietoa muun muassa siitä, mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään ja kuka henkilötietoja on vastaanottanut (niin sanottu tietopyyntö).

Rekisterinpitäjänä oleva Nordic Finance toimittaa rekisteröidylle maksutta jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Nordic Finance voi periä hallinnointimaksun mahdollisista ylimääräisistä jäljennöksistä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen tai poistamiseen taikka käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat tiedot, ja tietyissä tapauksissa vaatia, että häntä koskevat tiedot poistetaan tai niiden käsittelyä rajoitetaan. Jos rekisteröity katsoo, että Nordic Financen käsittelemät henkilötiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä taikka puutteellisia, rekisteröity voi vaatia, että tiedot oikaistaan tai tietoja täydennetään.

Rekisteröidyllä on myös oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan tietonsa muun muassa silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita tai käsittely perustuu suostumukseen, joka peruutetaan. Emme kuitenkaan voi poistaa kaikkia tietoja, jos tiedot ovat edelleen tarpeen siihen tarkoitukseen, johon on ne alun perin kerätty, tai meillä on edelleen lakisääteinen velvoite käsitellä tietoja.

Jos rekisteröity pyytää meitä oikaisemaan tai poistamaan tiedot tai pyytää rajoittamaan käsittelyä, rekisterinpitäjänä oleva Nordic Finance ilmoittaa yleensä jokaiselle henkilötietojen vastaanottajalle rekisteröidyn pyynnöstä, jos se on kohtuudella mahdollista.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos käsittelyn perusteena on oikeutettu etu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten. Jos rekisteröity toivoo, ettei hänelle enää lähetettäisi suoramarkkinointimateriaalia, rekisteröity voi ottaa meihin yhteyttä ja ilmoittaa, että hän haluaa kieltää suoramarkkinoinnin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Edellytyksenä kuitenkin on, että tämä on teknisesti mahdollista ja että käsittelyn oikeusperusteena on suostumus tai käsittely on ollut tarpeen sopimuksen täytäntöönpanoa varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Peruuttaminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen ennen suostumuksen peruuttamista. Jos suostumus peruutetaan, tämä voi vaikuttaa tiettyihin sopimusehtoihin, esimerkiksi jos rekisteröity on saanut alennusta tietyn antamansa tiedon perusteella.

4. Tietosuojavastaava

Olemme nimenneet tietosuojavastaavan, jonka tehtävänä on valvoa, että noudatamme henkilötietojen suojelua koskevia määräyksiä. Jos sinulla on kysyttävää tästä käytännöstä tai jokin muu henkilötietoihin liittyvä asia askarruttaa mieltäsi, voit ottaa yhteyttä Nordic Financeen (rekisterinpitäjä) ja tietosuojavastaavaamme kirjoittamalla sähköpostia osoitteeseen dataskydd@nordicfinance.com

5. Valitukset

Jos rekisteröity haluaa tehdä valituksen henkilötietojensa käsittelystä, rekisteröity voi ottaa yhteyttä Ruotsin tietosuojaviranomaiseen (Tietosuojavaltuutetun Toimisto) verkkosivusto, puhelinnumero: +46 8-657 61 00 postiosoite: Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Tukholma.

6. Tietosuojakäytännön muutokset

Nordic Finance pidättää oikeuden muuttaa ja päivittää tätä käytäntöä. Jos tähän käytäntöön tehdään merkittäviä muutoksia tai jos nykyisiä tietoja käsitellään muulla kuin tässä käytännössä ilmoitetulla tavalla, Nordic Finance ilmoittaa tästä asianmukaisella tavalla

Yhteystiedot

 

Jos sinulla on kysyttävää tästä käytännöstä tai jokin muu henkilötietoihin liittyvä asia askarruttaa mieltäsi, voit ottaa yhteyttä Nordic Financeen (rekisterinpitäjä) ja tietosuojavastaavaamme täyttämällä tämän lomakkeen.