Allmänt
I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det i syfte att uppfylla lagstadgade, avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med exempelvis en kund eller leverantör. I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär, kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade.

Kunder och potentiella kunder

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

För att kunna ingå och hantera avtal med våra kunder, behandlar Nordic Finance personuppgifter tillhörande personer som är företrädare, ägare eller borgenärer för våra kunder. Grunden för denna behandling är samtycke samt avtal.

Nordic Finance kan även komma att behandla personuppgifter avseende företrädare för potentiella kunder. Grunden för denna behandling är intresseavvägning.

Vissa personuppgifter om kunder och potentiella kunder kan också behandlas på grund av att Nordic Finance har en rättslig skyldighet till det, exempelvis till följd av bokföringslagens regler eller regler om penningtvätt.

När vi har ett berättigat intresse kan vi behandla personuppgifter för att utföra marknads- och kundanalyser för affärsutveckling och för att förbättra vårt produktutbud. Informationen kan även användas för att utveckla våra system och för att göra kundanalyser i syfte att upptäcka bedrägerier. Vi kan även använda informationen för att göra riskanalyser och för att ta fram statistik för att exempelvis förbättra våra kreditriskmodeller.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Vi behandlar personuppgifter avseende företrädare, ägare och borgenärer för bolag som vi har kundavtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, personnummer och ekonomiska förhållanden.

Vi kan även behandla personuppgifter avseende företrädare på bolag som är potentiella kunder. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, personnummer, telefonnummer, e-post, adress och ekonomiska förhållanden.

Utöver den information som en kund eller potentiell kund själv lämnar till oss direkt eller indirekt, kan vi samla in information om denne från annat håll. Det gäller till exempel när vi utför de kontroller vi måste göra för att förhindra att våra produkter och tjänster utnyttjas för penningtvätt (genom att hämta information från sanktionslistor hos internationella organisationer) samt när vi hämtar information från kreditupplysningsföretag.

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen för avtalet relevanta personer på Nordic Finance inom säljavdelningen, kreditavdelningen, ekonomiavdelningen, marknadsavdelningen, chefer och avtalsadministratörer samt (i de fall då Funding Partners är involverade i aktuell affär) även till Funding Partners.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Nordic Finance behandlar personuppgifter för att kunna erbjuda våra tjänster och ingå avtal med kunder. För att kunna ingå avtal samt administrera avtalsförhållandet, behandlar Nordic Finance enbart personuppgifter som är relevanta för kundförhållandet och som krävs för fullgörandet av avtalet och för att kunna erbjuda god service. Personuppgifter såsom företrädares namn, e-post och telefonnummer behandlas för att kunna föra dialog med kunden och i stort kunna administrera kundavtalet. Personuppgifter så som personnummer behandlas enbart om så behövs för att administrera fakturering, kreditvärdering eller dylikt.

Behandling sker också för att efterleva de regelverk som gäller för bolag generellt såsom bokföringsregler samt regler om penningtvätt.

Nordic Finance kan även behandla personuppgifter som underlag för marknads- och kundanalyser samt affärsuppföljning.

För de fall Nordic Finance behandlar personuppgifter avseende företrädare för potentiella kunder, görs detta i syfte att ta kontakt med kunden för att kunna ge kunden intressanta erbjudanden och information via telefon, e-post eller för att administrera inbokade möten. Personuppgifter avseende företrädare för kunder kan också behandlas i samma syfte samt för att skicka reklam. Företrädaren har alltid rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring. Se vidare under ”Rätt att invända” nedan.

Nordic Finance kan även behandla personuppgifter avseende företrädare för, ägare av eller borgenärer för kunder och potentiella kunder inom ramen för automatiserat individuellt beslutsfattande inbegripet profilering, i syfte att t.ex. kunna ge ett automatiserat godkännande eller avslag på en kreditansökan. Den typen av beslut fattas endast om personen uttryckligen har samtyckt till det eller om det är nödvändigt för att kunna ingå eller fullgöra ett avtal med personen.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Nordic Finance lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Nordic Finance genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att kundrelationen upphört.

Nordic Finance kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att kundrelationen upphört, bland annat för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Nordic Finance eller för att marknadsföra tjänster och skicka erbjudanden som Nordic Finance tror kan vara av intresse för våra f.d. kunder. Undantagsvis sparas därför personuppgifter viss tid efter grundförhållandets upphörande eller tills att personen invänt mot direktmarknadsföring.

Personuppgifter avseende företrädare för potentiella kunder tas bort när dialogen med kunden upphört, under förutsättning att ingen kundrelation inletts, eller direkt om personen invänder mot direktmarknadsföring eller meddelar att denne har avslutat sin anställning hos den potentiella kunden.

Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om sådan skyldighet föreligger kan personuppgifterna sparas i upp till 10 år.

Leverantörer

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?
För att kunna ingå och hantera avtal med leverantörer behandlar Nordic Finance personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för leverantörerna.

Vissa personuppgifter om leverantörer kan också behandlas på grund av att Nordic Finance har en rättslig skyldighet till det, exempelvis till följd av bokföringslagens regler eller regler om penningtvätt.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Vi behandlar personuppgifter avseende företrädare på leverantörsbolag som vi har eller avser att ingå avtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress, yrkestitel och, för det fall att en kreditupplysning är erforderlig, personnummer och ekonomiska förhållanden.

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen Nordic Finances säljavdelning, kreditavdelningen, ekonomiavdelningen och IT-avdelningen.

Utöver den information som en leverantör lämnar till oss, kan vi samla in information om denne från annat håll. Det gäller till exempel när vi utför de kontroller vi måste göra för att förhindra att våra produkter och tjänster utnyttjas för penningtvätt (genom att hämta information från sanktionslistor hos internationella organisationer) samt när vi hämtar information från kreditupplysningsföretag.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Nordic Finance behandlar personuppgifterna för att generellt kunna administrera kundavtal, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till leverantören.

Behandling sker också för att efterleva de regelverk som gäller för bolag generellt såsom bokföringsregler samt regler om penningtvätt.

Hur länge lagras personuppgifterna?
Nordic Finance lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Nordic Finance genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att leverantörsrelationen upphört.

Nordic Finance kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att leverantörsrelationen upphört, bland annat för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Nordic Finance. Undantagsvis sparas därför personuppgifter i 2 år från det att leverantörsrelationen upphört.

Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om sådan skyldighet föreligger kan personuppgifterna sparas i upp till 10 år.

Funding Partners

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

För att hitta rätt finansieringslösning åt våra kunder och för att kunna ingå avtal med slutkund, behandlar Nordic Finance personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för våra Funding Partners. Grunden för denna behandling är avtal (samarbetsavtal). Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att Nordic Finance har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Vi behandlar personuppgifter avseende företrädare för Funding Partners som vi har eller avser att ingå samarbetsavtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress och yrkestitel.

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen Nordic Finances säljavdelning, chefer och avtalsadministratörer, ekonomiavdelningen och IT-avdelningen.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Nordic Finance behandlar personuppgifterna för att kunna administrera slutkundavtal, uppfylla samarbetsavtalet, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till Funding Partners.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Nordic Finance lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Nordic Finance genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att samarbetsavtalet upphört.

Nordic Finance kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att samarbetsavtalet upphört, bland annat för att administrera eventuella garantier och reklamationsfrister, hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Nordic Finance. Undantagsvis sparas därför personuppgifter i 2 år från det att samarbetsavtalet upphörande.

Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om sådan skyldighet föreligger kan personuppgifterna sparas i upp till 10 år.

Allmänt

När Nordic Finance samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter ska detta i varje fall ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den mån Nordic Finance bedömer det nödvändigt. Nordic Finance ska genomgående behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är Nordic Finance mycket noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.

Nordic Finance kan behandla personuppgifter antingen genom att själv samla in och behandla uppgifterna självständigt och för egen räkning eller på uppdrag av våra Funding Partners. Nordic Finance kan därmed agera dels som personuppgiftsansvarig men även i vissa fall som personuppgiftsbiträde.

I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det, som nämnts ovan, i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med kunden. I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade. Om den registrerade känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan denne kontakta Nordic Finances dataskyddsombud (se nedan under ”Dataskyddsombud”), så kan vi ge den registrerade ytterligare information.

Användning av e-post

För att underlätta kommunikation och kunna kommunicera effektivt med kunder, potentiella kunder, leverantörer och Funding Partners till Nordic Finance använder vi e-post. Behandling av personuppgifter i e-post sker med stöd av avtal eller intresseavvägning.

Våra e-postkonton rensas regelbundet i enlighet med våra riktlinjer för e-posthantering. Personuppgifter som förekommer i e-post kan komma att överföras till andra register och system inom Nordic Finance.

Nordic Finance delar uppgifter med extern part

Nordic Finance kan, från tid till annan, behöva överlämna information till relevant tredje man (inklusive, men inte begränsat till, situationer där vi har en rättslig skyldighet att göra så), t.ex. till leverantörer av våra IT-system. För att i varje sådant fall säkerställa att personuppgifterna behandlas på ett tryggt och säkert sätt har Nordic Finance upprättat biträdesavtal med varje extern part som behandlar personuppgifter för Nordic Finances räkning.

Nordic Finance kan även komma att dela personuppgifter med samarbetspartners inom EU och EES-området i den mån det är nödvändigt för att fullgöra avtal före och under avtalstiden. Personuppgifter kan också överföras utanför EU och EES (även kallat tredje land) samt till internationella organisationer. Vi gör bara sådana överföringar om övriga regler i dataskyddsförordningen följs och om någon av följande förutsättningar är uppfyllda: (i) EU-kommissionen har fattat beslut om att det finns en tillräcklig skyddsnivå i det aktuella landet, (ii) vi har vidtagit andra lämpliga skyddsåtgärder (t.ex. standardavtalsklausuler eller bindande företagsbestämmelser), (iii) det finns ett särskilt tillstånd av tillsynsmyndigheten, eller (iv) det i särskilda fall är tillåtet enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Nordic Finance som personuppgiftsbiträde

Nordic Finance är alltid personuppgiftsansvarig inom den egna verksamheten. Vissa Funding Partners gör bedömningen att Nordic Finance är personuppgiftsbiträde för vissa av de personuppgiftsbehandlingar som görs i syfte att kunna ingå avtal med kund där Funding Partners är involverade, medan andra Funding Partners menar att både Funding Partners och Nordic Finance är var för sig personuppgiftsansvariga.

I varje fall där Nordic Finance är personuppgiftsbiträde ska Nordic Finance ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsansvarig. Det är personuppgiftsansvarig som bestämmer exempelvis ändamål och lagringstider för personuppgifterna. När Nordic Finance är personuppgiftsbiträde behandlas därför personuppgifterna alltid i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet och i enlighet med personuppgiftsansvarigs instruktioner.

Rätt till information

Den registrerade har rätt att vända sig till Nordic Finance i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som Nordic Finance behandlar och även informeras om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna (s.k. begäran om registerutdrag)
Nordic Finance ska i egenskap av personuppgiftsansvarig förse den registrerade med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan Nordic Finance komma att ta ut en administrationsavgift.

Rätt till rättelse, radering eller begränsning

Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar, begränsade eller raderade. Om registrerad anser att Nordic Finance behandlar personuppgifter om denne som är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa rättade eller kompletterade.

Den registrerade har även rätt att få sina uppgifter raderade bland annat i fall att de inte längre är nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats. I vissa fall kan vi inte radera alla uppgifter, beroende på att uppgifterna fortfarande är nödvändiga för det ursprungliga ändamålet och att vi fortfarande har en legal grund för att behandla dem.

Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade i behandling har Nordic Finance i egenskap av personuppgiftsansvarig som rutin att med rimlig ansträngning underrätta varje mottagare av personuppgifterna om den registrerades begäran.

Rätt att invända

Den registrerade har rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av en intresseavvägning enligt artikel 6.1 (f) Dataskyddsförordningen.

Den registrerade har även rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring. För att begära att inte få direktmarknadsföring från oss, behöver den registrerade vända sig till oss och meddela att den vill ha en direktreklamspärr.

Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har rätt till att få ut de personuppgifter som denne tillhandahållit den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att det är tekniskt möjligt och den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

Rätt att återkalla samtycke

Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har denne rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen innan samtycket återkallades. Om samtycke återkallas kan det påverka vissa avtalsvillkor, exempelvis om den registrerade har fått ett lägre pris på grund av en uppgift som lämnats.

Vi har utsett ett dataskyddsombud som har till uppgift att övervaka att vi följer reglerna om skydd av personuppgifter. Vid frågor om Policyn eller vid andra önskemål avseende personuppgifter, vänligen kontakta Nordic Finance (personuppgiftsansvarig) och vårt dataskyddsombud på dataskydd@nordicfinance.com